Leta i arkivet

Kommuner är en så kallad arkivmyndighet. Det innebär att det är vår uppgift att spara på papper som rör grejer som finns eller händer i kommunen. Grannlaga uppgift som kräver organisation och kunnig arkivpersonal. Problemet är att små kommuner sällan har råd att hålla sig med en utbildad arkivarie. Istället blir det någon tjänsteman från valfri kanslitjänst som utnämns till arkivansvarig. Vidareutbildningen brukar bestå av en två-dagars kurs i arkivkunskap arrangerad av organisationen Sveriges Komuner och Landsting, SKL. Problemet är när den arkivansvarige slutar, oftast genom pension efter ca 45 år i kommunens tjänst. Den gamle arkivarien har lagt upp kommunarkivet efter eget huvud och hittar lika bra i arkivet som i sin egen skrivbordslåda. Utmaningen är alltså stor för den nya arkivarien som dels har kursledarens direktiv i färskt minne, samt uppgiften att ta sig an uppdraget att försöka förstå den gamle arkivariens system. När det börjar bli styrfart på grejerna kommer den lysande idén från någon chef: "Visst borde vi digitalisera arkivet?"

Databaser och mjukvaror

Liksom alla andra arbetsplatser är majoriteten av arbetet förlagt till datorer. En naturlig utveckling kan tyckas, men acceptansen av detta faktum verkar vara beroende på ålder. Suckar och stön över bristande kompabilitet systemen emellan verkar öka exponentiellt i förhållande till antalet ljus på senaste födelsedagstårtan. Jag har förståelse för irritationen som datakrånglet skapar. Jag kan också tycka att vissa lösningar är undermåliga och saknar smarta och för mig självklara funktioner. Nu är det så vist inrättat att beroende på verksamhetsområde så andvänder man sig av unika, skräddarsydda system. Ekonomi har ett ekonomisystem, Personal har ett personalsystem och de olika förvaltningarna håller sig med sina egna lösningar. Alla system innebär att de inte kommunicerar eller är kompatibla med varandra, på gott och ont. Som tur är har vi ETT övergripande dokumenthanteringssystem som lagrar protokoll, kallelser, handlingar och allt som rör diarierna. Problemet är att det uppstår olika kulturer hur saker och ting ska skötas i detta system. Löser man väl enkelt med en dokumenthanteringsplan tänker ni? Men som vanligt så luckras denna upp av gamla rutiner och repliken "Men så har vi alltid gjort".

Kommunernas ansvar

För många invånare så blir kommunhuset synonymt med all form av myndighetsutövning. Framför allt i mindre kommuner där övriga myndigheter och samhällsservice dragit sig tillbaka på grund av avbefolkning eller att de helt enkelt tycker de har för lite att göra. Kvar som representant blir kommunen. De flesta kommuner inser att de är maktens sista utpost och inrättar receptionen i kommunhuset till en diversehandel. En del omfamnar idén till fullo och kallar det för Medborgarkontor eller Medborgarservice. Nackdelen med den här utvecklingen är att att försäkringskassa, polis, skatteverket och arbetsförmedling med mera överlåter detta åt kommunanställda som ibland ställs inför detaljerade frågor som kräver omedelbara svar. Men jag tror ändå detta är framtidens melodi i glebygden, alternativet är ju att man inte kan få personlig hjälp med något utan är hänvisad till www och call-center. På näringslivssidan så är Statoil den nya lanthandeln där man kan köpa livsmedel och hämta ut paket. Och just det, tanka. Om de fått dispens att inte anlägga E85-pumpar vill säga.

Styrdokumenten då?

Oavsett vad du jobbar med i en kommun så brukar det finnas arbetsbeskrivningar, styr- och måldokument att följa. Problemet är att efter varje nyår är det dags att börja på ny kula eftersom de dokument som styr verksamheten är märkta för arbetsåret 2009. Men till större delen löser man det genom copy/paste-förfarande. Risken är dock att politiken under året hunnit lägga sig i och vill ha någon liten förändring. Då gäller det att vara detektiv eller fråga dem som vet. På alla arbetsplatser finns det ett orakel som man kan fråga om allt. Och som har svar på allt. "Hur laddar man om kaffeautomaten? Är soptömningen på Björkvägen jämn eller udda vecka? Vem är tillsynsmyndighet för tillsynsmyndigheten?"

Offentlighet och sekretess

Olika myndigheter gör olika bedömningar av vad som kan lämnas ut och inte. Jag är anhängare av dem liberala falangen och tror på transparenta system, speciellt när det gäller myndigheter. Tur att Sveriges grundlag skrevs under frihetstiden. Har man problem med att få ut en handling eller att tjänstemännen vill maska delar av innehållet, kan det löna sig att fundera över vilken annan myndighet som kan ha fått handlingen. För varje myndighet gör sin egen bedömning. Jag var i kontakt med en annan kommun i ett ärende, och de vägrade lämna ut en anmälan som gjorts mot kommunen med hänvisning till att det stod "för många namn" i den. Men stora mäktiga tillsynsmyndigheten i Stockholm faxade över anmälan utan maskande i dubbel bemärkelse.