Om andra myndigheter

I glesbygden, som numer avser allt med mindre än 50 000 invånare så drar myndigheterna ner på sin service till medborgarna. Den vanligaste lösningen är att man då sammanstrålar och kör ihop rubbet i samma byggnad för att dela på servicekostnader som reception mm. Då hamnar man ofta i roliga förhandlingar. Statlig myndighet 1 hyr lokaler. Statlig myndighet 2 hyr i andrahand av myndighet 1. Statlig myndighet 3 vill inte ha lokal men viss service med att dela ut blanketter med mera. Detta är bara början om man sen ska förhandla om vad som ska betalas till de som står för lokaler och service, dvs kommunen. Alla de här myndigheterna använder si gav sina gna beräkningsmodeller för hur mycket de ska betala. Dessa baseras på kundtillströmning och antal dagar de har öppet. Cirkus.

Om praktikanter

Kommuner har historiskt sett alltid haft ett hårt tryck på sig vad gäller praktikplatser. Detta beror på att vi har väldigt diversifierad verksamhet och geografisk spridning. Då har det från Stockholm gått ut ett påvligt påbud om det här LYFT-projektet. Det innebär att arbetslösa ska göra praktik och få sin arbetslöshetsersättning. Under förutsättning att de gör praktik inom stat, landsting eller kommun. Näringslivet eller andra organisationer är inte aktuella i den här praktikformen. Detta samordnat med ett kommundirektiv om att vi ska ta in unga arbetslösa för att de ska få sysselsättning, gör att det kommer in praktikanter lite överallt. Inget ont i detta men de flesta chefer jag har kontakt med säger sig inte ha tid eller plats för praktikanter. Om man trots allt tar emot en praktikant för att bidra till samhällets bästa, så räcker det inte med att de befinner sig i kommunhuset, de ska dessutom ha en vettig sysselsättning! Att ha en praktikant kräver att du behöver arbetsleda och ha koll på praktikanten hela tiden. Bara att vaska fram arbetsuppgifter tar mellan 10-25% av min tid. Idealet är självgående praktikanter med EN gigantisk arbetsuppgift.

Var är alla?

Tillgänglighet är ett ord som används högt och lågt. Vi har olika stadioer av tillgänglighet. Våra telefoner går att ställa om till:
Lunch
Gått för dagen
Tjänsteärende
Sammanträde
Tjänsteresa
Deltid
Semester
Tjänstledigt
Tillfälligt ute

Ingen kommer undan politiken

Valet 2010 är nu avslutat, men perioden innan var intressant. För att verkligen visa framfötterna visade majoriteten i kommunen vad de gick för genom att genomföra massa projekt. Och bråttom var det. Detta leder till att vi tjänstemän får ägna oss åt förtäckt partiarbete. Förvisso är det alla vettiga och bra projekt, men snälla: Sprid ut dessa under hela mandatperioden och inte under valspurten augusti-september. Årets mantra var miljö. Miljö-samverkan, miljö-projekt och miljö-omställning med mera.

Om kulturkrockar

Vid extrema situationer såsom kan inträffa ibland i den kommunala världen finns det tre stadier; särskild händelse, extraordinär händelse och kris. Kris är så klart allvarligast. Det som är intressant när dessa stadier inträffar är att plötsligt ställs allt på sin spets. Personalens goda sidor och dåliga sidor kommer i ljuset. Gamla bortglömda konflikter kommer i ljuset. De olika kulturerna beroende på vad man sysslar med lyser igenom. Då kan det vara svårt när flera olika verksamheter ska samverka. Flera avdelningar är vana vid att själva äga och lösa frågan. Men vid en kris blir frågan för stor för att de ska kunna lösa den själva. Och då kommer andra verksamheter och ska lägga sig i. Då är risken stor att verksamheten håller fast vid sin vanliga rutin och löser allt själva och vägrar att lämna ifrån sig information eller göromål.

Annan viktig sak som måste funka är att veta vem som har mandat att göra vad. Vem bestämmer? Om man är van att äga en fråga och plötsligt blir tvungen att lämna den ifrån sig är det klart att en del vill klänga sig fast vid den.

Red Tape

Det område jag sprungit på som omgärdas av mest formalia är protokollen. Eftersom det ofta är det enda beviset på att något beslut är fattat. Blev extrainkallad för att föra protokoll på ett möte. Jag för för övrigt aldrig protokoll i några andra sammanhang. Jag fick bakläxa flera gånger för att jag missat viktiga administrativa detaljer + att protokollet ska diarieföras.

Det enklaste sättet att komma undan detta är att inte kalla det protokoll, utan minnesanteckningar. Då upphör alla regler att gälla och man är fri att formulera sig hur man vill.

Om snön

Kommunens renhållningsavdelning ansvarar för snöröjningen. Därav de många samtalen om att det behöver snöröjas när det kommit 40 cm snö på en natt. Det lustiga är när två personer från samma område hör av sig. Den ena för att tacka för att det blivit så fint och att de röjt så bra. Nummer två för att klaga på den dåliga snöröjningen i samma område. Snöröjning är sålunda subjektivt.

Det är de små, små detaljerna

Varje dag beställs det mackor och fikabröd till diverse möten i kommunhuset. Nu har en åsiktsflod strömmat upp till knähöjd i alla fall. Det handlar om vilket bageri som ska leverera. Bageri A har av hävd levererat i alla år, men har blivit märkbart nonchalanta mot oss som kunder. Dessutom kan folk deras sortiment nu och börjar tröttna på de eviga ostfrallorna som sett likadana ut i 20 år. Uppstickaren Bageri N däremot känns som ett fräscht alternativ som framför allt de nyanställda föredrar. Kommunen har avtal med båda leverantörerna så där finns inget hinder. Men nu till knäckfrågan: Vågar vi meddela bageri A att de gjort sitt och att de därigenom tappar sin största kund? Eller ska vi be att de skärper till sig i sin kontakt med oss och att de får förnya sitt sortiment?

Det är den här typen av beslut som kan få en hel arbetsplats att våndas av oro och sömnlösa nätter.

Förkortningarna

Var på ett samverkansmöte om ett större infrastrukturprojekt. Närvarande var flera kommuner, vägverket, banverket, kollektivtrafiken och en massa andra aktörer. På whiteboarden skrev mötesledaren upp alla som var inblandade i projektet. Det blev en jävla massa förkortningar. Jag kunde uttyda allihop men frågade vad SBK - Svenska Brukshundsklubben hade för intressen i projektet. Alla skrattade. SBK stod för Stadsbyggnadskontoret.

Stabil infrastruktur

Vi har återigen fått en påminnelse om vår egen sårbarhet när vinterkylan kryper tätt inpå. Vattenledningar fryser sönder, kollektivtrafiken krånglar, snöröjningen hinner inte med och pensionärerna halkar på trottoarerna. Och allt detta är kommunens fel. Vattenledningsnätet anlades för över femtio år sedan och är måttligt uppdaterat. Klart det inte tål påfrestningarna med den här kylan. Vi har inte haft en RIKTIG vinter sen 1987, så det är väl klart att snöröjningsrutinerna hunnit lega av sig. Det var ett fåtal i kommunen som över huvud taget arbetade i kommunen 1987. Det innebär att vi inte har mängder med snöröjningsfordon som står och samlar damm i garagen. Jag tycker i och för sig att det är smickrande att folk tror att kommunens makt sträcker sig mot gudomliga proportioner, men även kommunerna har sin begränsning. När det gäller trottoarerna tycker jag att skottat och grusat är minimikravet.
Vattenläckorna då? Varje gång det sker en vattenläcka så byts den aktuella rördelen ut. Efter tillräckligt många läckor så har hela vattennätet bytts ut på sikt. Och det rubriceras dessutom i budgeten som "underhållsarbete" och inte "investeringar". Så då löser det sig på bästa sätt.

Har du mycket nu?

En utveckling som vi i kommunal verksamhet inte är ensamma om är utvecklingsfrågorna. Baksidan av utvecklingsarbetet är att det innebär att man får mer att göra. För att det ska ske utveckling krävs det ju att man gör annorlunda eller gör mer. Det svåra är att göra annorlunda, det lätta (på pappret) är att göra mer. "Mera - bättre - lönsammare" låter som en dammig slogan från någon företagarförening på 80-talet. Men denna devis stöps om och kallas något annat men med exakt samma innebörd. Utvecklingsarbetet brukar av naturliga skäl utföras ionom det egna arbetsområdet. Då gäller det att vara vaksam så att de nya uppgifterna inte tränger ut de ordinarie. På chefsnivå har utvecklingsfrågorna väldigt hög prioritet och de går i nedstigande led med uppmaningar, arbetsplaner och arbetsorder. Jag är inte emot förändringsarbete, tvärtom. Men det får ske på verklighetsanpassade villkor.

Leta i arkivet

Kommuner är en så kallad arkivmyndighet. Det innebär att det är vår uppgift att spara på papper som rör grejer som finns eller händer i kommunen. Grannlaga uppgift som kräver organisation och kunnig arkivpersonal. Problemet är att små kommuner sällan har råd att hålla sig med en utbildad arkivarie. Istället blir det någon tjänsteman från valfri kanslitjänst som utnämns till arkivansvarig. Vidareutbildningen brukar bestå av en två-dagars kurs i arkivkunskap arrangerad av organisationen Sveriges Komuner och Landsting, SKL. Problemet är när den arkivansvarige slutar, oftast genom pension efter ca 45 år i kommunens tjänst. Den gamle arkivarien har lagt upp kommunarkivet efter eget huvud och hittar lika bra i arkivet som i sin egen skrivbordslåda. Utmaningen är alltså stor för den nya arkivarien som dels har kursledarens direktiv i färskt minne, samt uppgiften att ta sig an uppdraget att försöka förstå den gamle arkivariens system. När det börjar bli styrfart på grejerna kommer den lysande idén från någon chef: "Visst borde vi digitalisera arkivet?"

Databaser och mjukvaror

Liksom alla andra arbetsplatser är majoriteten av arbetet förlagt till datorer. En naturlig utveckling kan tyckas, men acceptansen av detta faktum verkar vara beroende på ålder. Suckar och stön över bristande kompabilitet systemen emellan verkar öka exponentiellt i förhållande till antalet ljus på senaste födelsedagstårtan. Jag har förståelse för irritationen som datakrånglet skapar. Jag kan också tycka att vissa lösningar är undermåliga och saknar smarta och för mig självklara funktioner. Nu är det så vist inrättat att beroende på verksamhetsområde så andvänder man sig av unika, skräddarsydda system. Ekonomi har ett ekonomisystem, Personal har ett personalsystem och de olika förvaltningarna håller sig med sina egna lösningar. Alla system innebär att de inte kommunicerar eller är kompatibla med varandra, på gott och ont. Som tur är har vi ETT övergripande dokumenthanteringssystem som lagrar protokoll, kallelser, handlingar och allt som rör diarierna. Problemet är att det uppstår olika kulturer hur saker och ting ska skötas i detta system. Löser man väl enkelt med en dokumenthanteringsplan tänker ni? Men som vanligt så luckras denna upp av gamla rutiner och repliken "Men så har vi alltid gjort".

Kommunernas ansvar

För många invånare så blir kommunhuset synonymt med all form av myndighetsutövning. Framför allt i mindre kommuner där övriga myndigheter och samhällsservice dragit sig tillbaka på grund av avbefolkning eller att de helt enkelt tycker de har för lite att göra. Kvar som representant blir kommunen. De flesta kommuner inser att de är maktens sista utpost och inrättar receptionen i kommunhuset till en diversehandel. En del omfamnar idén till fullo och kallar det för Medborgarkontor eller Medborgarservice. Nackdelen med den här utvecklingen är att att försäkringskassa, polis, skatteverket och arbetsförmedling med mera överlåter detta åt kommunanställda som ibland ställs inför detaljerade frågor som kräver omedelbara svar. Men jag tror ändå detta är framtidens melodi i glebygden, alternativet är ju att man inte kan få personlig hjälp med något utan är hänvisad till www och call-center. På näringslivssidan så är Statoil den nya lanthandeln där man kan köpa livsmedel och hämta ut paket. Och just det, tanka. Om de fått dispens att inte anlägga E85-pumpar vill säga.

Styrdokumenten då?

Oavsett vad du jobbar med i en kommun så brukar det finnas arbetsbeskrivningar, styr- och måldokument att följa. Problemet är att efter varje nyår är det dags att börja på ny kula eftersom de dokument som styr verksamheten är märkta för arbetsåret 2009. Men till större delen löser man det genom copy/paste-förfarande. Risken är dock att politiken under året hunnit lägga sig i och vill ha någon liten förändring. Då gäller det att vara detektiv eller fråga dem som vet. På alla arbetsplatser finns det ett orakel som man kan fråga om allt. Och som har svar på allt. "Hur laddar man om kaffeautomaten? Är soptömningen på Björkvägen jämn eller udda vecka? Vem är tillsynsmyndighet för tillsynsmyndigheten?"

Offentlighet och sekretess

Olika myndigheter gör olika bedömningar av vad som kan lämnas ut och inte. Jag är anhängare av dem liberala falangen och tror på transparenta system, speciellt när det gäller myndigheter. Tur att Sveriges grundlag skrevs under frihetstiden. Har man problem med att få ut en handling eller att tjänstemännen vill maska delar av innehållet, kan det löna sig att fundera över vilken annan myndighet som kan ha fått handlingen. För varje myndighet gör sin egen bedömning. Jag var i kontakt med en annan kommun i ett ärende, och de vägrade lämna ut en anmälan som gjorts mot kommunen med hänvisning till att det stod "för många namn" i den. Men stora mäktiga tillsynsmyndigheten i Stockholm faxade över anmälan utan maskande i dubbel bemärkelse.